Ma è molto facile cadere nel loop del non finire mai la tua lista di cose da fare e del trasformarla in una lista infinita che non può che sopraffarti e disorientarti. E così finisci per evitarla del tutto.
Voglio quindi indicarti cinque errori da evitare quando crei la tua to do list per renderla uno strumento funzionale che ti aiuti portare a termine i tuoi compiti, rendendoti più efficace e produttivo.
1° errore – Utilizzare il calendario
Il primo errore da non fare è quello di utilizzare il calendario per appuntare la tua lista delle cose da fare. Sul calendario infatti dovresti segnare solo ciò che ha una precisa collocazione temporale: quindi appuntamenti, ricorrenze e scadenze con una data ben definita.
E questo non solo per non andare incontro alla frustrazione di non aver portato a termine quel compito in quella precisa data, ma anche per non correre il rischio di non prestare attenzione a quelle che sono le reali scadenze.
Dove segnare quindi la propria lista delle cose da fare?
Io suggerisco sempre di avere con sé un taccuino suddiviso per categorie come lavoro, casa, figli, personale ecc… dove segnare tutto quello che ti passa per la testa senza curarti della forma. Riordinerai poi le idee in un secondo momento creando una to do list giornaliera o settimanale utilizzando un weekly o un daily planner come questi CLICCA QUI.
2° errore – Tralasciare i propri obiettivi
Un altro errore da non fare quando crei la tua lista di cose da fare è quello di tralasciare i tuoi obiettivi. Se la tua to do list si limita a tenere traccia di cose come commissioni o piccole incombenze quotidiane andrà a finire che la tua to do list sarà semplicemente una lista di cose che ti terranno molto, molto impegnato ma che non ti faranno andare avanti nei tuoi reali obiettivi.
Utilizza quindi un sistema che ti assicuri di guardare ai tuoi obiettivi principali, alle cose che vuoi veramente ottenere, alle buone abitudini che vuoi acquisire e alla vita che vuoi davvero creare.
Potrebbe trattarsi di uno slot anche di soli 20 minuti al giorno da dedicare alle cose che realmente contano per te.
3° errore – Creare uno squilibrio
Un altro errore da non fare quando crei la tua lista di cose da fare è quello di includere solo attività che richiedono la tua energia, tralasciando quelle che invece ti forniscono energia e questo non potrebbe che provocare quello squilibrio che è la causa più comune del burnout. Abbi cura quindi di inserire nella tua to do list attività come movimento, nutrizione, idratazione, rilassamento, relazione, apprendimento e attività che rispecchino e coltivino i tuoi valori personali.
4° errore – Essere irrealista
Un altro errore da non fare quando crei la tua lista di cose da fare è quello di caricarla di attività e compiti da portare a termine non tenendo conto del tempo e delle energie che hai a realmente a disposizione e degli inevitabili imprevisti e urgenze che potrebbero subentrare ai tuoi programmi.
E questo avviene perché tendi ad avere un’aspettativa davvero irrealistica di ciò che puoi effettivamente realizzare in un giorno e ciò non potrà che creare in te la convinzione di essere una persona che rimanda di continuo e affermare in te la sensazione di non fare alcun progresso.
Quindi individua da una a tre attività al giorno della massima priorità e inizia con quelle.
E se fossero anche le uniche cose che porterai a termine a fine giornata potrai ritenerti più che soddisfatto. Avrai poi un elenco di altri compiti che se avrai il tempo e l’energia per affrontarli, potrai considerarla una grande vittoria.
5° errore – Non gestire il tempo
Un altro errore da non fare quando crei la tua lista di cose da fare è quello di non assegnare un tempo alle attività da svolgere con il rischio di procrastinare e di perdere troppo tempo su un’attività finendo per non avere più a disposizione tempo per le altre.
Per ovviare a questo ti suggerisco di utilizzare degli strumenti di gestione del tempo come la tecnica del Pomodoro di cui ti ho già parlato in questo video CLICCA QUI. Si tratta di una tecnica tanto semplice quanto efficace che consiste nel cronometrare delle vere e proprie sessioni di lavoro intervallandole da pause più o meno lunghe per tirare il fiato tra una sessione e l’altra.
Ci sono diversi siti e app basate proprio sulla tecnica del Pomodoro, tra queste la mia preferita è Tide che nella modalità immersiva ti impedisce anche di utilizzare lo smartphone come distrazione.
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