È solo una questione di quanto sia impegnativo il proprio lavoro, quanto siano gravose le proprie responsabilità, oppure c’è dell’altro?
Non voglio dare una risposta a questa domanda, ma lanciare piuttosto una provocazione.
Se qualcosa è realmemte importante per noi, troveremo il tempo per farla. Se non lo è troveremo sicuramente una scusa per non farla.
Quindi il primo consiglio è quello di essere onesti con noi stessi nel definire cosa è realmente importante per noi, solo dopo aver fatto chiarezza su questo ci si potrà concentrare sul come trovare il tempo per realizzarlo.
Non è quindi una solo questione di time management, ma anche di attention management. In altre parole, da gestire quindi non è il tempo ma prima di tutto la nostra attenzione.
Siamo tutti consapevoli infatti che siamo costantemente distratti da internet, social media, e attività random che si presentano nell’arco della nostra giornata e che ci fanno perdere di vista quali sono le vere priorità.
Quindi prima di focalizzarci su quali sono le cose importanti, individuiamo piuttosto quelle che non lo sono affatto, quali sono quelle inutili distrazioni su cui generalmente ci rifugiamo proprio quando procrastiniamo quelle importanti.
Il secondo consiglio è quello di provare ad essere “efficaci” e non ”efficienti”.
Essere efficaci significa fare le cose giuste, fare le cose importanti, anche se costano fatica e se sono complicate.
Essere efficienti significa invece semplicemente “fare cose” e magari farle nel più breve tempo possibile perché inseguiamo una scadenza o perché dobbiamo risolvere un problema o una crisi.
Ma per imparare ad essere efficaci e non efficienti dobbiamo avere quindi ben chiaro cosa è importante e cosa è urgente e per far questo possiamo ricorrere ad un modello, chiamato la matrice di Covey, tratto appunto dal libro di Stephen Covey “7 habits of highly effective peopple“ che consente di gestire il tempo attraverso una corretta gestione delle priorità.
Il modello si basa sui concetti ‘importante’ e ‘urgente’ e dato che “ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente è raramente importante” come diceva D. Eisenhower, bisogna, a partire da un elenco dettagliato delle attività, che potrebbe essere la nostra to do list, valutare il grado di importanza o di urgenza, sulla base delle scadenze, ma anche su una serie di varianti ‘personali’ come ad esempio i nostri principi, gli obiettivi, i valori, ecc.
Vediamo nel dettaglio come funziona la matrice di Covey: a partire da un quadrato iniziale dividiamo il quadrato in quattro quadranti fissando sui lati queste etichette: urente, non urgente, importante e non importante.
- il primo quadrante inquadrerà le attività che sono urgenti e importanti
- il secondo quadrante includerà le attività non urgenti ma importanti
- il terzo quadrante quelle che sono non importanti ma urgenti
- e infine il quarto quadrante quelle non urgenti e non importanti
Compilando questa matrice, quindi inserendo le attività della nostra to do list all’interno dei quadranti ci accorgeremo subito che la maggior parte di noi spende la maggior parte del proprio tempo nel primo quadrante, quindi per attività che sono nel contempo urgenti e importanti: come deadline, progetti a brevissima scadenza, problemi da risolvere con urgenza che magari non possono essere delegati a terze persone.
Attività quindi che ci fanno costantemente dire “o mio dio non ho tempo” “devo assolutamente sbrigarmi”
La verità è che se spendiamo la maggior parte del nostro tempo in attività che sono sia importanti che urgenti significa che viviamo costantemente la vita sotto pressione con inevitabili ripercussioni sulla qualità del lavoro, dello studio e della vita in generale.
Al contrario ci accorgeremo che nelle attività che inseriremo nel secondo quadrante, quindi in quelle attività considerate importanti, ma non urgenti non dedichiamo probabilmente il giusto tempo e la giusta attenzione.
Attività importanti e non urgenti sono attivitò come planning, preparazione, progettazione, relazioni interpersonali, studio, formazione… quindi attività che non sono urgenti, che non hanno una scadenza, ma che super importanti per la nostra crescita personale e professionale.
Infine nel terzo quadrante includeremo le attività urgenti, ma che non sono importanti come rispondere alle email, fare delle telefonate, svolgere dei compiti che qualcuno ci ha chiesto di fare per proprio conto magari come favore o come richiesta di aiuto.
Ecco in questo caso occorre imparare a distinguere tra queste quali sono le cose veramente importanti o solo inutili dispersioni di tempo e risorse al fine di perseguire e raggiungere i nostri obiettivi.
Infine nell’ultimo quadrante includiamo tutte quelle attività che non sono né urgenti né importanti: guardare la tv, navigare su internet, guardare stories su instagram ecc… a cui generalmente, se ci fermiamo un attimo a riflettere, ricorriamo quando procrastiniamo cose che sono invece importanti, sottraerìndo a loro tempo prezioso.
Ecco dopo aver compilato questo schema avremo una visione più chiara delle nostre priorità tenendo a mente che per non vivere sempre sotto stress (primo quadrante) occorre dedicare del tempo a quelle attività che sono importanti ma non urgenti (secondo quadrante) evitando dispersione di tempo energie e risorse mentali in attività di poco importanti o di poco valore (3 e 4 quadrante).
Ecco quindi che avremo realizzato il primo grande obiettivo, quello dell’attention management, quello quindi di riportare la nostra attenzione sulle cose importanti, stabilendo un ordine di priorità e neutralizzando inutili fonti di distrazione.
Possiamo quindi passare al tema del time management, quindi a quello della vera a propria gestione del tempo per mettere in pratica, per realizzare quanto abbiamo progettato su carta.
1. PIANIFICARE
Per farlo il primo suggerimento fondamentale è quello di pianificare la propria giornata fissando, a partire dalla to do list, quali sono le attività importanti e urgenti che assolutamente ci prefissiamo di portare a termine nel corso della giornata. A seguire quelle meno urgenti che se non riusciamo a terminare nell’arco della giornata possono passare al giorno successivo.
Fissiamo poi un tempo determinato e circoscritto per quelle attività non urgenti ma importanti come la progettazione, la formazione, lo studio, le attività interpersonali e le attività di cura della nostra persona. Per far questo siamo onesti con noi stessi e realistici determinando un tempo che sia sostenibile anche nel lungo termine perché diventi un’abitudine da consolidare nel nostro quotidiano o fissando quei momenti nel corso della settimana in cui sappiamo di poter effettivamente dedicare del tempo a questo. Ma fissiamolo scrivendolo sulla nostra agenda.
2. Time batching
Il secondo suggerimento è quello di mettere insieme nella programmazione della giornata o della settimana attività simili, quindi della stessa tipologia, da svolgere nello stesso momento: per esempio se abbiamo da rispondere alle email lo faremo in un unico momento della giornata dedicato a quello, se abbiamo delle telefonate da fare le faremo una di seguito all’altra ecc…
Questo ci permetterà di evitare quello che viene definito come context switching, quindi il passare mentalmente da un contesto all’altro e che è quello che ci fa perdere il 20% del nostro tempo perché il cervello ha bisogno di abituarsi e adattarsi al nuovo contesto in cui si trova ad operare
Passare costantemente da un contesto ad un altro non consente infatti al cervello di entrare nel così detto “flow state” ovvero il flusso mentale, lo stato in cui il cervello è maggiormente performante.
Quindi focalizzarsi su una tipologia di attività alla volta è fondamentale per essere maggiormente produttivi ed efficaci.
3. Imparare a dire NO
L’ultimo suggerimento è quello di imparare a dire no. Dire sempre sì non ci rende automaticamente delle persone migliori. Imparare a dire no, significa infatti distinguere quali sono le cose non importanti ma che sottraggono energia e tempo prezioso alla nostra vita, eliminandole dalla nostra agenda e dalla nostra to do list alleggerendo così di molto il nostro carico di impegni e liberando risorse mentali per attività di maggior valore per la nostra crescita personale e professionale.