Il primo è per essere più organizzato. Che non vuol dire pianificare attimo per attimo e privarsi della spontaneità del momento. Ma mettere in piedi un sistema talmente solido e affidabile da farti sentire sicuro e libero di lasciare spazio all’imprevisto.
Il secondo è quello di assicurarti di portare a termine i tuoi compiti e raggiungere i tuoi obiettivi attraverso un sistema graduale di avanzamento e di continui follow up.
Ecco se ti sei convinto dell’importanza di organizzare un planning settimanale in questo articolo voglio parlarti di come pianificare e organizzare le tue giornate così che alla fine della settimana tu possa guardare indietro e dire sì, ho trascorso il mio tempo in maniera consapevole e ho indirizzato le mie energie verso le cose che dovevo e che volevo fare e verso le cose che mi hanno fatto sentire bene in linea con i miei valori e con i miei obiettivi.
1. Crea una Vision Board
La prima cosa che dovresti fare per organizzare un planning settimanale è avere una visione d’insieme. Se non hai chiaro lo stile di vita e la direzione da seguire quello che farai è solo un lungo e faticoso viaggio senza destinazione.
Per chiarirti le idee quello che puoi fare è creare una Vision Board, ovvero un collage di immagini che evocano e rappresentano gli obiettivi che vuoi raggiungere, le attività e le abitudini che vuoi implementare o introdurre nella tua vita.
Una volta creata la tua Vision Board tienila sempre a vista, stampala o impostala come sfondo del pc o dello smartphone, in modo che tu possa lasciarti ispirare e tenere sempre a mente i tuoi obiettivi.
Una volta creata la tua Vision Board però non lasciare che resti solo un bel collage di immagini. Per rendere reale e non solo un’intenzione quell’immagine che hai creato, quello che dovresti fare è individuare delle azioni molto concrete che ti avvicinino gradualmente a quella visione di te e della tua vita. E scriverle, nero su bianco, creando un elenco che sia il più concreto e realistico possibile.
2. Crea una Master To Do List
Il secondo consiglio che voglio darti per organizzare un planning settimanale è creare una Master To Do List, ovvero un elenco diviso per categorie (es casa, personale, famiglia, lavoro e così via) dove annotare tutto quello che ti passa per la mente di cose che dovresti o che vorresti fare.
E non dimenticarti di inserire nella Master To Do List anche tutte quelle attività, azioni e piccoli step che hai individuato a partire dalla tua Vision Board in direzione dei tuoi obiettivi.
3. Crea una To Do List settimanale
Una volta creata la tua Master To Do List ogni settimana poi quello che dovresti fare è creare una To Do List settimanale estrapolando dalla Master To Do List prima di tutto le attività che hanno assoluta priorità su tutto, perché sono delle urgenze, scadenze o compiti della massima importanza.
Sempre dalla Master To Do List estrapola poi tutte le altre attività non urgenti e non importanti, ma che devi comunque fare o che vuoi fare.
Attenzione però, per evitare di andare nel burnout assicurati che nella tua To Do List settimanale ci sia sempre un equilibrio tra attività che richiedono la tua energia e attività che invece ti rigenerano e che ti ricaricano di energia.
Leggere, cucinare, fare sport, uscire con gli amici… si tratta ovviamente di gusti e di inclinazioni personali. Qualunque siano queste attività assicurati di inserirle nella tua to do list altrimenti il rischio è di dimenticartene del tutto.
Inserisci poi in calendario solo gli appuntamenti che hanno una data e un orario prefissati e non le attività da fare.
Il rischio altrimenti è quello di perderti i veri appuntamenti e di cadere nella frustrazione di non avere portato a termine quel preciso compito in quella determinata ora.
Definisci piuttosto degli slot tempo che dedicherai a delle precise attività, unendo il più possibile attività simili tra loro e della stessa categoria.
4. Progetta una routine di organizzazione
Per far sì che organizzare un planning settimanale diventi un’abitudine e non solo uno slancio del momento assicurati di progettare una routine che sia su misura per te. E per farlo dovresti porti queste domande.
Per prima cosa chiediti: quanto tempo voglio e posso effettivamente dedicare alla progettazione della settimana?
Se passare due ore la domenica mattina a pianificare la settimana ti sembra un vero incubo e un livello di impegno davvero elevato costringerti a farlo sarebbe solo un inutile spreci di energie. Dedica piuttosto un piccolo ritaglio di tempo oppure fallo il venerdì prima di chiudere la settimana. Magari gradualmente scoprirai che ad organizzare ci hai preso gusto e che questo potrebbe addirittura diventare un momento divertente e dedicato solo a te stesso.
Chiediti poi che tipo di strumento di pianificazione preferisci? cartacea o digitale? Per alcuni è molto netta questa preferenza, nel mio caso, come può essere anche nel tuo, potresti scegliere un ibrido. Che consiste nel buttare giù di getto una lista con carta e penna e poi riportare tutto su un sistema in digitale
Chiediti infine: che margine di responsabilità ho?
Potresti per esempio scoprire che per te può essere utile verificare con qualcuno l’avanzamento del tuo programma, potrebbe essere il partner con cui si condividono i compiti di casa e famiglia o progetti di coppia. Potrebbe essere il datore di lavoro oppure un socio o un collaboratore.
Oppure potresti sentirti sicuro tanto da affidare a te stesso l’organizzazione di tempi, modalità e la verifica sull’avanzamento delle cose da fare.
5. Programma un check infrasettimanale
Infine una cosa che ti aiuterà davvero nell’organizzare un planning settimanale consiste nel fare un check a metà settimana. Come spesso accade per le buone intenzioni che ti proponi di fare ad ogni nuovo anno se non le rivedi e non interagisci con loro finiranno per cristallizzarsi fino a dimenticartene del tutto.
Lo stesso vale per il tuo planning settimanale. Se crei un bellissimo programma di domenica ma poi non lo guardi mai per il resto della settimana sarà solo fatica e tempo sprecato. Stabilisci piuttosto un check infrasettimanale anche di 10 minuti e prendila come un’occasione per spuntare tutto ciò che hai portato a termine, per eliminare le attività superflue o prorogabili e così via.