Ma se vogliamo che i benefici delle vacanze non svaniscano improvvisamente al nostro rientro, ma che al contrario possano darci un’energia rinnovata per un buon inizio, possiamo sicuramente mettere in campo delle strategie per ritornare alla routine gradualmente e senza stress.
Il primo consiglio che vi do è quello di non passare dalla vacanza al lavoro da un giorno all’altro, ma di terminare le nostre ferie a casa e di goderci qualche giorno di relax casalingo prima di rientrare in ufficio.
Questo ci permetterà di recuperare gradualmente le abitudini del quotidiano senza grossi traumi.
Per lo stesso motivo, se ci è possibile, l’ideale sarebbe non rientrare al lavoro il lunedì, ma nei giorni successivi, mercoledì o giovedì per esempio. In questo modo si avrà la percezione che la prima settimana lavorativa si accorci e di conseguenza il rientro a lavoro sarà meno traumatico.
Il secondo consiglio che vi do è quello di pensare già qualche giorno prima a cosa indosseremo il primo giorno di lavoro. Sì perché rientrare al lavoro dopo le vacanze avrà un impatto anche nel nostro outfit. Abbiamo trascorso le ultime settimane con addosso solo bikini, shorts, sandali e canotte estive, quindi l’idea di tornare a indossare gli abiti da ufficio ci fa un po’ venire l’orticaria. Ma la buona notizia è che possiamo ancora approfittare delle belle e calde giornate di fine estate per sfoggiare vestiti leggeri e comodi che ci permetteranno di passare in maniera graduale e un po’ meno traumatica dall’abbigliamento da vacanza a quello da lavoro.
Premesso che ogni ambiente di lavoro prevede un dresscode diverso, perché lavorare in banca non equivale a lavorare in un agenzia di pubblicità e via dicendo, mi sento di dire che ci sono però alcune piccole regole di bon ton valide sempre e comunque in qualunque ambiente di lavoro.
Partiamo dal presupposto che In ufficio la regola n.1 è sempre la stessa: mantenere un low profile quindi banditi i vestiti super stretch, le trasparenze, gli ampi spacchi e le scollature esagerate.
Pensando quindi a cosa indosseremo il primo giorno di lavoro dopo le vacanze, escludiamo a priori i vestiti con le spalline sottili e le canotte, ma visto che ancora le temperature sono elevate optiamo per abiti e bluse con le maniche corte o a ¾ che sono senza dubbio la scelta migliore soprattutto negli ambienti formali.
Sulla lunghezza del vestito perfetto per andare a lavoro poi ci sono pochi dubbi: assolutamente banditi i mini dress, più adatti alle uscite serali, così come quelli lunghi fino ai piedi. Via libera invece agli abiti midi, che si fermano sopra o sotto al ginocchio.
Per quanto riguarda le scarpe ok ai sandali visto che farà ancora molto caldo, purché non modello infradito e a modelli che lascino il piede troppo scoperto.
Indossato quindi l’outfit che abbiamo scelto, immaginiamoci al nostro primo giorno di lavoro dopo le vacanze.
Per iniziare, non chiudiamoci subito in noi stessi, buttandoci a capofitto sul lavoro, ma prendiamoci il tempo per guardarci intorno e riambientarci.
Salutiamo i colleghi, beviamo un caffè insieme e facciamoci raccontare e raccontiamo a nostra volta come abbiamo trascorso le vacanze.
Questo vale anche se lavoriamo in proprio come liberi professionisti o se lavoriamo in smartworking da casa. Troveremo sicuramente qualche collega, partner o collaboratore che ci farà piacere risentire dopo questa pausa estiva e con cui vorremmo scambiare quattro chiacchiere.
Tornati poi alla nostra postazione dopo un primo ambientamento occupiamoci di riorganizzare la nostra scrivania al rientro dalle vacanze.
E’ importante non sottovalutare questo passaggio perché ricordiamoci che Organizzazione significa “ordine”, che l’ordine aiuta a concentrarsi e che la concentrazione aiuta a non perdersi.
Eliminiamo quindi tutto ciò che è superfluo dalla nostra scrivania e teniamo solo ciò che è realmente funzionale alle nostre attività secondo una regola che si può applicare perfettamente all’organizzazione della scrivania e che si chiama “regola del bersaglio”. Si tratta di un metodo fantastico per ottimizzare i tempi di lavoro e aumentare la produttività. E’ una “regola” che permette di avere a portata di mano tutto quello che serve evitando affollamento di oggetti inutili che possono distrarci, fare disordine e quindi farci perdere tempo prezioso a cercare quello che realmente ci serve in quel preciso momento.
Ecco come funziona la regola del bersaglio applicata alla scrivania.
Immaginiamo la nostra scrivania come composta da cerchi concentrici, quindi come un vero e proprio bersaglio. La regola del bersaglio suggerisce pertanto di tenere più vicino a noi, quindi a portata di mano, gli oggetti che utilizziamo con maggior frequenza. Immaginiamoci quindi per esempio noi stessi seduti sulla nostra sedia con computer, mouse, tastiera e magari la cartellina del lavoro che stiamo svolgendo in questo momento.
Immaginiamo poi un secondo cerchio che comprende tutti quegli oggetti che usiamo frequentemente e che quindi é bene tenere a portata di mano come penne (solo quelle che scrivono mi raccomando!), un blocco per appunti, la nostra lista di cose da fare, il telefono, l’agenda, eventuali altri oggetti di cancelleria come matite, gomma, evidenziatori e il porta documenti con i lavori che stiamo elaborando in questo periodo.
Immaginiamo poi un cerchio ancora più esterno dove posizionare invece tutti quegli oggetti che usiamo più raramente ma che comunque desideriamo avere a portata di mano come per esempio la cucitrice, la calcolatrice, i raccoglitori con i documenti, la stampante ecc…
Dopo esserci ambientati, aver salutato i colleghi e dopo aver organizzato il nostro spazio di lavoro, siamo pronti per iniziare la prima giornata di lavoro dopo le vacanze.
Ma mi raccomando se c’è una cosa da non fare appena accendiamo il pc è quella di leggere le email perché trovarci davanti oltre 200 mail non lette non può che gettarci nell’angoscia, ma non solo, ci fa perdere di vista una visione d’insieme del lavoro che dovremo organizzare.
Iniziare dalla lettura delle email infatti ci indurrebbe inevitabilmente a buttarci a capofitto ad evadere le richieste e gli input appena ricevuti e questo significherebbe impostare il lavoro sulle cose urgenti e non su quelle importanti.
Al contrario, la prima cosa che dovremmo fare sarebbe focalizzarci proprio sulle cose importanti, iniziando a fissare gli obiettivi e a pianificare le prime scadenze iniziando a dare così forma anche alla nostra agenda.
Per farlo, organizziamo sin da subito un incontro con il team di lavoro e con il boss per definire gli obiettivi e i task, così da pianificare le attività nel dettaglio.
Passiamo quindi a stilare la nostra to do list e a definire le priorità.
Per far questo possiamo ricorrere ad un metodo, di cui voglio parlarvi, messo a punto da Alan Lakein, esperto di time management, nel suo libro “How to get control of your time and your life”.
Questo metodo si chiama ABC. E così, come suggerisce il nome, si tratta di un metodo molto semplice. Consiste nell’assegnare ad ognuna delle attività della nostra to-do-list un valore, A, B o C secondo questo criterio:
- A corrisponde a tutte le attività di estrema priorità, quelle che devono essere portate a termine nell’immediato
- B corrisponde ad altre attività importanti, ma meno urgenti
- C corrisponde alle attività che possono aspettare
Sintetizzando, per tradurre questo sistema in maniera più concreta, potremo immaginare che assegneremo una A a tutte quelle attività del nostro lavoro che ci prefissiamo di portare a termine oggi, B alle attività da evadere nell’arco della settimana e C a quelle attività che porteremo a termine entro un mese.
Dopo aver acquisito una visione d’insieme del lavoro da svolgere che ha già iniziato a prendere una forma concreta e tangibile, possiamo dedicarci alla lettura delle email, prevedendo che la nostra to do list si arricchirà di nuovi task a cui dovremo ancora una volta assegnare un ordine di priorità.
Apriamo quindi la nostra mailbox e per prima cosa rimuoviamo eventuali risposte automatiche impostate prima delle ferie per avvisare della nostra assenza.
Ordiniamo poi le email rievute in ordine cronologico, partendo dalla più vecchia.
Individuiamo subito tutte le email indesiderate o che non abbiamo intenzione di leggere e cancelliamole senza pietà perché rappresentano solo un’inutile distrazione e, se non le riteniamo utili adesso, siamo più sicuri che non lo saranno neanche tra qualche giorno.
Raccogliamo poi le email che parlano dello stesso argomento, sfruttando la ricerca dell’oggetto della mail, e conserviamo solo l’ultima. In questo modo Sfoltiremo di molto la posta e questo ci farà decisamente bene al morale.
Rispondiamo poi subito a tutte le email che richiedono meno di due minuti di tempo e lasciamo le e-mail più complesse al secondo giro.
Alla luce degli input emersi dalla lettura delle email aggiorniamo quindi la nostra to do list, stabilendo ancora una volta un ordine di priorità anche per queste nuove attività e iniziamo finalmente ad evadere punto per punto tutti i compiti che ci siamo prefissati.
In men che non si dica ci ritroveremo alla fine della nostra prima giornata di lavoro dopo le vacanze e non ci resterà che premiarci per questo primo successo per aver portato a termine anche quelo che ci sembrava uno scoglio insormontabile: concediamoci una cena in un posto speciale, il film o la serie tv preferita da gustarci sul nostro divano o un aperitivo con gli amici…
Ci accorgeremo magari che il rientro a lavoro dopo le vacanze non è stato poi così male come ce l’eravamo immaginato e saremo pronti ad affrontarne un altro e un altro ancora…