Ma quale agenda utilizzare? Meglio scegliere un’agenda elettronica o cartacea?
Qui il mondo si divide tra i più tradizionalisti, amanti e i fedelissimi dell’agenda cartacea, e quelli che dopo aver provato l’agenda elettronica non potrebbero più farne a meno.
Come sempre non c’è nulla che vada bene a priori e soprattutto che vada bene per tutti.
Ci sono pro e contro per entrambe le tipologie, si tratta solo di decidere qual è la migliore per noi come strumento di organizzazione personale.
Ma vediamo nel dettaglio prima di tutto pregi e difetti delle agende elettroniche.
Agenda elettronica
Intanto quali sono? Le agende elettroniche sono quelle che abbiamo nei computer, nei tablet e negli smartphone generalmente impostate di default dal sistema operativo. Le agende elettroniche hanno il vantaggio di:
- essere modificabili nella loro visualizzazione per consultazione in modalità giornaliera, settimanale, mensile, annuale a seconda delle esigenze
- essere modificabili senza le sbavature e i pasticci inevitabili nelle agende cartacee
- essere tascabili, quindi possiamo averle sempre con noi per consultarle e aggiornarle
- essere condivisibili con marito, figli, colleghi e questo è molto comodo perché tutti hanno la possibilità di consultare anche contemporaneamente lo stesso calendario con gli impegni che riguardano appunto un team di lavoro, una famiglia ecc
Agenda cartacea
Se parliamo invece di agende cartacee, si apre un mondo…un mondo di scelte e un universo di i gusti e di abitudini.
A partire dalla rilegatura: l’agenda cartacea può essere rilegata come un libro, può essere ad anelli, a spirale, a punto metallico
L’agenda cartacea si differenzia anche per tipologia di visualizzazione: mensile, settimanale, giornaliera a seconda di quello che si deve annotare. Una visualizzazione mensile sarà utile per esempio quando dobbiamo programmare a medio e lungo termine: per esempio per i calendari editoriali, la programmazione corsi, dei viaggi ecc. Una visualizzazione settimanale sarà invece l’ideale quando ci serve valutare il carico di impegni e spalmarlo nei diversi giorni della settimana. Fino alla visualizzazione giornaliera quando le giornate sono fitte di impegni e gli appuntamenti sono cadenzati anche di ora in ora
Anche sulle dimensioni ce n’è per tutti i gusti ed esigenze a seconda che ci sia utile portarla sempre con noi o tenerla sulla scrivania.
Ad ogni modo, che sia cartacea o digitale, un modo efficace, che suggerisco e che utilizzo personalmente per organizzare l’agenda è quello di differenziare per colore le tipologie di appuntamenti.
Quindi avremo dei codici colore per differenziare gli appuntamenti di lavoro che segneremo per esempio in rosso, gli impegni personali che segneremo per esempio in verde e gli impegni familiari che segneremo per esempio in blu.
Una volta stabilite “le regole”dell’impostazione della nostra agenda, cerchiamo però di rispettarle.
Solo in questo modo l’agenda diventerà per noi uno strumento affidabile per la gestione del nostro tempo a cui potremmo delegare il nostro sforzo di memoria e potremo così liberare la mente e vivere più sereni.