5 strategie per essere più organizzato

Se è vero che ci sono persone naturalmente più organizzate di altre, è altrettanto vero che chiunque può diventare più organizzato principalmente prendendo consapevolezza delle proprie abitudini negative e implementandone altre che possano supportarlo nella propria organizzazione. 

Ma prima di parlare delle 5 strategie per essere più organizzato, voglio soffermarmi su cosa significa essere organizzati a partire dalle caratteristiche che generalmente accomunano le persone organizzate e che conducono una vita organizzata.

Le persone organizzate:

  1. sanno sempre dove trovare le cose nel momento in cui ne hanno bisogno
  2. sono proattive e preparate a gestire le più svariate situazioni che si presentano nel corso della loro giornata
  3. sanno tenere sotto controllo il proprio tempo e in generale la propria vita

Una volta definito il profilo di quella che si può definire una persona organizzata, possiamo dire di avere più chiari gli obiettivi da perseguire per essere più organizzati.

Ma la domanda a questo punto è, come raggiungere questi obiettivi e diventare quindi più organizzati? 

1. PRENDI NOTA

La prima strategia che puoi mettere in atto subito per essere più organizzato è quella di prendere nota. Alcuni pensano di riuscire a tenere tutto a mente, ma la verità è che non è possibile.

Nessuno può pensare di fidarsi della propria memoria a breve termine.  

Puoi invece delegare questo sforzo di memoria allo strumento più adatto a te che può essere un taccuino o il tuo smartphone, su cui annotare qualunque cosa: cosa da fare, idee, progetti, cosa da comprare, libri da leggere… insomma, qualunque cosa ti passi per la mente. 

E senza curarti della forma, scrivi tutto di getto così come ti passa per la mente, troverai poi il momento di rimettere in ordine tutti questi appunti presi di getto che prenderanno la forma di appuntamenti, impegni o compiti da portare a termine. 

2. PROGRAMMA LA TUA GIORNATA 

Un’altra strategia che puoi mettere in atto subito per essere più organizzato  è quella di definire uno spazio per la tua organizzazione, io lo chiamo un “admin day”, uno slot di una/due ore a settimana per revisionare la settimana trascorsa e pianificare la settimana a venire. 

Questa sarà l’occasione per inserire gli appuntamenti in agenda, revisionare la to do list, inserire nuovi task, definire le priorità e depennare le attività non necessarie. Un buon momento per far questo può essere il fine settimana, Domenica pomeriggio o domenica sera per esempio. 

Che sia in un agenda, un calendario, un taccuino, che sia cartaceo o digitale, individua quello che è lo strumento più adatto a te e soprattutto che sia accessibile, quindi facile da consultare e da implementare. 

3. PREPARATI PER IL GIORNO DOPO 

Un’altra strategia che puoi mettere in atto subito per essere più organizzato è quella di prepararti per il giorno successivo. Alla fine di ogni giornata prenditi il tempo per revisionare la tua agenda e preparare tutto l’occorrente per affrontare gli appuntamenti in programma: borsa, documenti, attrezzatura sportiva, il pranzo da portare a lavoro e così via… 

In questo modo ridurrai di molto la quantità di compiti da affrontare al mattino successivo e potrai vivere il tuo inizio di giornata con tranquillità e consapevolezza. 

Dai un’occhiata anche alla to do list e individua tre attività a cui assegnare la massima priorità, saranno quei compiti che ti prefisserai di portare a termine entro la fine della giornata. In questo modo avrai ben chiaro in che direzione incanalare le tue energie senza spreco di tempo e di risorse mentali. 

4. DEFINISCI UN POSTO PER OGNI COSA 

Un’altra strategia che puoi mettere in atto subito per essere più organizzato è quella di  assegnare un posto per ogni oggetto che ti circonda, in casa, così come a lavoro. Tra le caratteristiche delle persone organizzate c’è quella di sapere sempre dove trovare le cose nel momento in cui ne hanno bisogno. E questo è possibile solo stabilendo un posto per ogni cosa.
È celebre la frase di Benjamin Franklin ripresa poi da Mary Lambert nel titolo del suo libro “Ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa”. 

Generalmente, quando si tratta di misurarsi con il fare ordine, ci si concentra sulla prima parte di questa frase  “ogni cosa al suo posto”. 

E si sottovaluta ’importanza di definire invece un posto per ogni cosa.

La verità però è che non è possibile fare ordine, un ordine vero, duraturo, e non superficiale come nascondere la polvere sotto il tappeto, senza stabilire prima dove mettere le cose. 

E questo risalta soprattutto in quegli oggetti a cui difficilmente destiniamo una dimora e che continuano a vagare per casa come il caricabatterie del telefono, le chiavi, la borsa, le giacche, i giochi dei bambini e così via. 

Stabilisci quindi una sistemazione definitiva per oggi oggetto, che sia logica e comoda, in modo che ogni cosa sia facile da ritrovare e pratica da riporre dopo l’uso.  E questo compito risulta tanto più semplice quanto pochi e selezionati sono gli oggetti di cui ci circondiamo. 

Fatto questo, stabilisci anche un’abitudine da mettere in atto ogni qualvolta utilizzi quell’oggetto e impegnati a mantenerla nel corso del tempo. 

5. SVILUPPA DELLE ROUTINE 

Un’altra strategia che puoi mettere in atto subito per essere più organizzato è quella di sviluppare delle routine giornaliere o settimanali. Generalmente associamo alla parola routine un significato dispregiativo: routine ci fa naturalmente e inevitabilmente pensare alla noia della prevedibilità. 

Ma nella vita di tutti giorni creare una routine, che sia una routine del mattino, una routine di lavoro, o ancora una routine per la preparazione dei pasti, significa mettere in atto una struttura fatta di gesti e abitudini che possono liberarti dallo sforzo di doverti interrogare costantemente sul da farsi. 

E questo non può che tradursi in una maggiore organizzazione. Ma non solo.

Stabilire una routine ti permette anche di introdurre delle buone abitudini e di sostenerle nel lungo termine. 

Per esempio se ti poni l’obiettivo di fare più sport puoi introdurre una sessione di allenamento nella tua routine del mattino, se vuoi introdurre la buona abitudine di mangiare più frutta e verdura puoi decidere in quale momento della giornata ti dedicherai magari a preparare e assaporare con calma un frullato o uno smootie, se il tuo obiettivo e di tornare a leggere di più puoi inserire un momento dedicato alla lettura nella tua routine della sera,  e così via. 

Fai un elenco di quelle attività giornaliere o settimanali che vuoi o che hai bisogno di inserire nella tua routine e individua quei momenti della tua giornata da dedicare a questa attività.

Nel far questo sii realista e definisci un tempo che sia sostenibile nel medio e lungo termine. 

Ecco queste sono le 5 strategie che puoi mettere in atto subito per essere più organizzato, sia che tu sia per natura più portato all’organizzazione, sia che ti definisca un disorganizzato cronico. Prendendo consapevolezza delle tue abitudini negative e introducendone di nuove e di positive, come alcune di queste di cui ti ho parlato, recupererai il controllo e la consapevolezza della tua vita dandole la giusta direzione. 

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